Formazione

La trattativa d’acquisto è di natura contrattuale in quanto al suo termine cliente e fornitore stipulano un ordine o un contratto di acquisto. La trattativa è pertanto rivolta a individuare, per ciascuna clausola giuridico-contrattuale e per tutti gli specifici livelli di servizio connessi con l’esecuzione della fornitura, una soluzione che sia adeguata per le parti.

Questo corso passa rassegna tutti gli aspetti di un contratto di acquisto evidenziando, per ciascuno di essi, le criticità e i punti di attenzione dal punto vista sia del compratore sia del venditore. Si tratta di una preziosa guida per il buyer, qualunque sia il suo ruolo e il suo livello di responsabilità, per raggiungere la padronanza della materia contrattuale e per saper classificarne le clausole e i livelli di servizio in ordine di priorità.

Per il fornitore vi sono, come è noto, aspetti contrattuali di grande rilievo, che sono difficilmente negoziabili (must have), e di minor importanza, e per i quali è possibile raggiungere accordi più favorevoli per l’azienda cliente (nice to have o desiderata). L’abilità del buyer sarà quella di selezionare con accuratezza, per ciascun bene/servizio e ciascun fornitore, i punti di forza e di debolezza di ciascuna delle due parti per organizzare la migliore strategia negoziale. Nel corso si  farà sempre riferimento a casi pratici tipici del mondo procurement.

Scomposizione del prezzo e calcolo del costo totale di fornitura

Le tecniche di Breakdown dei Prezzi e per la determinazione oggettiva del Total Cost of Ownership sono operazioni complesse che richiedono l’applicazione di una metodologia accurata e articolata.

Le matrici di breakdown sono da costruirsi sulla base delle componenti prevalenti del bene/servizio che si intende analizzare. Il procedimento richiede in primo luogo la distinzione tra le quote di prezzo che appartengono al novero delle spese generali dell’azienda fornitrice e quelle, dirette e indirette, connesse con la manifattura del bene o l’erogazione del servizio. Il calcolo del Total Cost of Ownership individua i costi di natura logistica e gestionale che, talora in modo occulto, si aggiungono al prezzo di acquisto di un bene/servizio. Il TCO definisce inoltre l’onere di struttura, ovvero i costi di ogni genere che l’azienda ha per procedere all’acquisto. La metodologia del TCO definisce inoltre la differenza tra i costi dei quali è possibile avere un dimensionamento economico preventivo (p.es. l’imballaggio, il trasporto o il costo della creazione di una scorta di magazzino) e quelli che possono essere accertati e calcolati con precisione solo a fornitura avvenuta (p.es i costi della non qualità). Infine, se è vero l’enunciato secondo il quale i costi lato fornitore sono in qualche modo costi del cliente, è anche vero che questa dinamica non è lineare e va valutata caso per caso.

Il corso prevede la somministrazione ad inizio lezione di due matrici in Excel^®, una per il calcolo del Breakdown e una del TCO che i discenti compileranno durante la giornata. Allo scopo, preliminarmente, i partecipanti invieranno al docente la scelta del bene/servizio sul quale intendono operare durante l’insegnamento. Le matrici compilate resteranno in possesso dei partecipanti.

Per la costruzione di un cruscotto di misurazione delle performance

Se non si può misurare qualcosa, non si può migliorarla. La celebre frase di Lord Thomson Kelvin è ancora oggi alla base dei sistemi di verifica dell’efficacia delle strategie aziendali. Attraverso il monitoraggio delle prestazioni delle funzioni acquisti e logistica è possibile identificare le aree di miglioramento e attuare una governance efficace dei costi. La misurazione continua permette di verificare lo scostamento tra risultati e obiettivi, individuando aree di deriva che necessitano una correzione delle azioni intraprese, l’adeguamento dei processi e l’introduzione di strumenti adeguati di supporto. La definizione dei KPI passa attraverso un’accurata analisi e schematizzazione dei processi, che devono essere scomposti in fasi e sottofasi, individuando i driver che determinano i risultati delle singole attività. L’individuazione delle fonti dati più appropriate, la pulizia dei dati, la costruzione dei singoli indicatori e la determinazione della periodicità di rilevamento risultano passi fondamentali per costruire un cruscotto, un tableau de bord, che permetta di comunicare in modo efficace alla direzione aziendale i risultati ottenuti, le attività in corso e il valore aggiunto dalle funzioni acquisti e logistica.

Durante il corso verrà svolta una esercitazione in continuo orientata all’individuazione, costruzione e applicazione dei KPI più adeguati alla misurazione dell’attività della funzione acquisti e logistica dell’azienda di ciascun partecipante. Allo scopo verrà fornita ad inizio lezione una matrice Excel^® da compilarsi durante l’insegnamento e per questa ragione è indispensabile che ogni partecipante sia dotato di proprio PC. La matrice compilata resterà in possesso del partecipante.

Processi attuativi e contrattuali e KPI di misura e controllo

La decisione di avviare una collaborazione per la terziarizzazione dell’attività logistica è una scelta strategica, non reversibile in tempi brevi e che condiziona fortemente il livello di servizio che l’azienda sarà in grado di garantire a reparti interni e mercato. Il processo di esternalizzazione non è la semplice trasformazione di una attività interna  in un acquisto, bensì un processo di integrazione di risorse, attività e competenze di terzi nell’ambito della propria impresa. La sua ottimizzazione richiede tempo, dedizione e una continua messa a punto delle sue modalità attuative. Pertanto, sia che l’outsourcing coinvolga attività complesse sia che interessi semplici attività di movimentazione di magazzino, la scelta di terziarizzare e le modalità per farlo non possono essere dettate e valutate solo sulla base di elementi quali la riduzione e la variabilizzazione dei costi logistici, senza una chiara comprensione dei risvolti legali e contrattuali. Determinante è infine una riflessione organizzata sui livelli di servizio, quelli attesi dall’outsourcer, che devono corrispondere a quelli che sono richiesti dagli stakeholder interni e/o dai clienti finali esterni.