Formazione

Progettazione, conduzione e reporting delle visite di qualifica, ispettive e di sorveglianza

La complessità della relazione con un fornitore rende sovente necessario eseguire sopralluoghi presso la sua sede, sia nel corso del processo di qualificazione sia durante la sua attività di fornitore di beni o di servizi. La visita al fornitore riveste un significato determinate ai fini della qualità dei processi d’acquisto poiché la presenza di esponenti della funzione procurement dell’azienda cliente presso gli uffici e le strutture di produzione del fornitore permette di acquisire le informazioni e le notizie necessarie a verificare la sua affidabilità e a progettare lo sviluppo di nuove attività. L’organizzazione di una visita a un fornitore, sia essa di qualifica, ispettiva o di sorveglianza, richiede attenzione ai dettagli del programma, degli obiettivi e della composizione dello staff di visita. La conoscenza della norma UNI EN ISO 19011:2018 sulle “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale” può essere di utilità per l’organizzazione della visita. Ciononostante le regole e le consuetudini comportamentali e relazionali da seguire nel corso della permanenza presso la sede del fornitore possono essere stabilite autonomamente dall’azienda cliente poiché esse sono decisive al fine di costruire il corretto clima di collaborazione necessario per il buon esito della visita. La predisposizione di una check list personalizzata per ciascuna visita consente di assumere i dati salienti     in forma ordinata e permette di elaborare il report di visita in tempi brevi. Una esercitazione collettiva sulla progettazione di una visita rende l’insegnamento concretamente pragmatico e offre ai partecipanti uno strumento accurato utilizzabile nella propria attività.

La conoscenza della normativa sul sub-appalto, differente per l’ambito privato per quello pubblico, è di grande rilevanza per le funzione procurement. Nell’aggiudicazione di un contratto di appalto per lavori o per servizi, l’opportunità di fruire delle prestazioni di sub-appaltatori può essere di grande vantaggio sia dal punto di vista della qualità della prestazione finale dell’appaltatore sia dal punto di vista dei contenuti di natura economica. È pertanto indispensabile avere le necessarie conoscenze del quadro giuridico-legale nel quale viene configurato il sub-appalto per determinare quale sia il comportamento da tenere durante la fase di creazione del capitolato, nel corso della gara e nella fase di trattativa contrattuale finale. Non diversamente presenta numerose criticità il rapporto di sub-fornitura (lavorazioni e servizi per conto del committente destinati ad essere incorporati nei suoi prodotti finali in conformità a progetti esecutivi dello stesso committente). Si tratta di un contratto di una fattispecie potenzialmente “insidiosa” in quanto il mancato rispetto di alcuni dettami normativi può esporre le aziende a rischi commerciali, finanziari e giuslavoristici. I rapporti di sub-fornitura sono dunque da gestire in accordo a precisi criteri ed i contratti vanno stipulati in modo adeguato.

La trattativa non è solo analisi di costi e di indicatori, è anche un mix di tattica, psicologia e comunicazione. E’ l’arte del parlar poco e del far parlare, del cogliere le contraddizioni e i punti di debolezza, della flessibilità mentale e della costruzione delle alternative. Essere vincenti significa padroneggiare la situazione, conoscere tattiche e strategie negoziali, prepararsi con attenzione, capire i giochi dell’interlocutore, spiazzarlo e obbligarlo a seguire l’impostazione a noi più favorevole. Il corso è focalizzato sull’analisi e discussione delle possibili tattiche che devono essere attuate in determinati contesti negoziali e su alcuni aspetti psicologici caratteristici della trattativa d’acquisto. L’apprendimento degli aspetti psicologici e comunicazionali di una trattativa di acquisto travalica l’ambito del procurement. Tutti coloro i quali, all’interno di enti, reparti e dipartimenti, che si trovano a interfacciarsi con fornitori esterni hanno in realtà la necessità di apprendere l’arte della negoziazione. È questa la ragione per la quale questa proposta formativa annovera, tra i destinatari, figure professionali con ruoli di responsabilità anche non espressamente appartenenti all’area del procurement. Allo scopo di facilitare la comprensione e la trasferibilità dei concetti proposti verranno effettuate numerose esercitazioni e simulazioni.

La contrattualizzazione e la gestione di un provider di noleggio auto a lungo termine

ll corso è rivolto sia alla funzione Acquisti sia ai Servizi Generali (Fleet Managers) e approfondisce i temi chiave della ricerca e qualificazione dei fornitori, delle tipologie di contratto da usare e delle tecniche negoziali in ambito fleet. Inoltre fornisce una serie di indicazioni operative sulla gestione di Parchi Auto anche di grandi dimensioni (>500).

Scomposizione del prezzo e calcolo del costo totale di fornitura

Le tecniche di Breakdown dei Prezzi e per la determinazione oggettiva del Total Cost of Ownership sono operazioni complesse che richiedono l’applicazione di una metodologia accurata e articolata.

Le matrici di breakdown sono da costruirsi sulla base delle componenti prevalenti del bene/servizio che si intende analizzare. Il procedimento richiede in primo luogo la distinzione tra le quote di prezzo che appartengono al novero delle spese generali dell’azienda fornitrice e quelle, dirette e indirette, connesse con la manifattura del bene o l’erogazione del servizio. Il calcolo del Total Cost of Ownership individua i costi di natura logistica e gestionale che, talora in modo occulto, si aggiungono al prezzo di acquisto di un bene/servizio. Il TCO definisce inoltre l’onere di struttura, ovvero i costi di ogni genere che l’azienda ha per procedere all’acquisto. La metodologia del TCO definisce inoltre la differenza tra i costi dei quali è possibile avere un dimensionamento economico preventivo (p.es. l’imballaggio, il trasporto o il costo della creazione di una scorta di magazzino) e quelli che possono essere accertati e calcolati con precisione solo a fornitura avvenuta (p.es i costi della non qualità). Infine, se è vero l’enunciato secondo il quale i costi lato fornitore sono in qualche modo costi del cliente, è anche vero che questa dinamica non è lineare e va valutata caso per caso.

Il corso prevede la somministrazione ad inizio lezione di due matrici in Excel^®, una per il calcolo del Breakdown e una del TCO che i discenti compileranno durante la giornata. Allo scopo, preliminarmente, i partecipanti invieranno al docente la scelta del bene/servizio sul quale intendono operare durante l’insegnamento. Le matrici compilate resteranno in possesso dei partecipanti.